Deloitte Plans – mere velfærd og varme hænder med digital ruteplanlægning.

Strategi

Samfundets demografiske træk på ældreområdet betyder, at vi i fremtiden vil have færre hænder til en stadigt voksende gruppe borgere med plejebehov. Samtidig står vi over for stigende pres for at effektivisere ressourceanvendelsen inden for velfærdsområderne på grund af krav fra den nye ældrelovgivning og udfordringer med rekruttering og fastholdelse af arbejdskraft. Som kommune mærker vi den udfordring dagligt; hvordan kan vi give borgerne den nødvendige service, når vi har svært ved at besætte ledige stillinger? Og hvad gør vi om fem år, når Varde Kommune forventer at mangle 8-15 % af kommunens arbejdsstyrke?

I Varde Kommune arbejder vi med den overordnede strategi ”Varde 2030”, som har fokus på fremtidssikring af kommunen frem mod 2030. Det er afgørende, at de begrænsede medarbejderressourcer, bringes i spil således, at medarbejderne bruger så meget tid som muligt tid hos borgerne. Ruteplanlægning for udekørende hjemme-, og sygepleje er et område, hvor datadrevne løsninger kan frigive tid i kommunerne.

I dag planlægges ruteplaner i Varde Kommune manuelt af planlæggere, som skal få et stort puslespil til at gå op; hundrede borgere og tusinder besøg skal fordeles på medarbejdernes faglighed og gå op på med vagtplanen. Det er en stor opgave, hvor planlæggerne dels skal sikre effektivitet i ressourcestyringen på arbejdspladsen og dels tage hensyn til borgernes og medarbejdernes behov samt tage forskellige faglige og kompetencemæssige hensyn.

Den manuelle løsning for planlægning af hjemmeplejens ruter er både ressourcekrævende og ineffektiv. Derfor har Varde Kommune defineret følgende strategiske pejlemærker for fremtidens ruteplanlægning:

• Ruteplanlægningsværktøjet skal optimere ruteplanlægningen med fokus på borgernes behov.
• Ruteplanlægningsværktøjet skal udnytte medarbejdernes kompetencer bedst muligt og frigive ressourcer til kernevelfærd.
• Ruterne i hjemmeplejen optimeres med henblik på at komme ud til flest mulige borgere.
• Ruteplanlægningsværktøjet skal overholde faglige retningslinjer.
• Ruteplanlægningsværktøjet skal reducere transporttid til gavn for både tid og miljø.
• Ruteplanlægningsværktøjet skal sikre realistiske køreplaner for medarbejderne

Udviklingen af ruteplanlægningsværktøjet Deloitte Plans har gjort det muligt at udnytte teknologi til at frigive hænder fra administration til kernevelfærd. Varde Kommunes strategiske satsning og digitale løsning har bidraget markant til optimering af ruteplanlægning med det resultat, at der opleves en reduktion på 75 % i planlægningstiden, en effektivisering på 6,1% på medarbejdertid samt en reduktion på 23% i transporttid.

Med Deloitte Plans har Varde Kommune fået et værktøj, der sikrer bedre mulighed til at imødekomme de samfundsmæssige udfordringer, som vi allerede har, og som kun bliver større med tiden.

Løsning

En verden, hvor hjemme- og sygeplejen er så effektivt planlagt, at medarbejderne kan bruge mere tid på at yde omsorg og mindre tid på logistik. Denne vision er blevet til virkelighed med Deloitte Plans – et digitalt planlægningsværktøj, der gennemgribende forandrer og forbedrer planlægning og driften i hhv. hjemme- og sygeplejen.

Med hurtig genplanlægning ved ændringer som afbud og sygdom, sikrer værktøjet, at planerne altid er realistiske. Det betyder, at medarbejderne kan fokusere på det, der virkelig betyder noget – borgerne. Samtidig minimeres tidsforbruget på kørsel mellem opgaver, hvilket ikke kun sparer tid, men også reducerer CO2-udledningen.

Bag den brugervenlige grænseflade ligger en planlægningsmotor, der kombinerer AI, Machine Learning og avancerede matematiske algoritmer. Denne heuristiske optimeringsalgoritme gør det muligt at teste forskellige scenarier og finde de mest effektive ruter. Simuleringer giver planlæggerne mulighed for at lave hypotetiske ændringer, før de implementeres, hvilket sikrer en optimal og realistisk drift. Med Deloitte Plans optimeres ruter under hensyntagen til medarbejdernes arbejdstid, kvalifikationskrav og tidsvinduer. Værktøjet sikrer også, at opgaver, der kræver to medarbejdere, koordineres effektivt, og at ydelser, der leveres flere gange dagligt, spredes tidsmæssigt.

Deloitte Plans er designet med brugeren i centrum. Den intuitive grænseflade giver planlæggere frihed til at justere planer baseret på aktuel viden og behov. Med et konsekvensoverblik over både optimal og eksekveret planlægning, kan planlæggere nemt vælge specifikke områder, tidsrum og andre relevante parametre. Desuden er værktøjet fuldt integreret med kommunens omsorgssystem, hvilket sikrer en gnidningsfri dataoverførsel. Optimerede planer sendes direkte tilbage til omsorgssystemet og ud på medarbejdernes devices, hvilket gør det nemt at holde styr på daglige opgaver.