Ny BPM-platform i Skatteforvaltningen

Baggrund

Skatteforvaltningen skal levere det økonomiske fundament for den offentlige sektor. Vi skal løse vores opgaver i overensstemmelse med lovgivningen og samtidig sikre effektivitet, mens vi udvikler grundlaget for fremtidens digitale offentlige sektor som Danmarks største forvaltningsmyndighed.
Udviklings- og Forenklingsstyrelsen er Skatteforvaltningens it-styrelse. Styrelsen har til opgave i samarbejde med de andre styrelser i Skatteforvaltningen at udvikle nye it-løsninger, forenkle, vedligeholde og drifte de eksisterende it-systemer. Som en vigtig del af denne opgave er det vores mål at sikre, at Skatteforvaltningen anvender de store opsamlede datamængder, der er blevet genereret gennem årene, automatiserer manuelle sagsgange samt højne kontrollen og minimere risikoen for fejl eller svig.
En udfordring for denne opgave er, at Skatteforvaltningen rummer et stort og komplekst it-landskab med mange systemer fra forskellige leverandører, hvoraf nogle systemer er forældede og dermed svære at videreudvikle. Systemerne fremstår derfor uensartede i deres logik og interface. Ligeledes kan forskellige aftaler og udbudsregler besværliggøre nyudvikling af systemerne. Skatteforvaltningens forretningsprocesser går ofte på tværs af flere systemer, og det er derfor en udfordring at bearbejde data såvel som at levere en konsistent og digitaliseret oplevelse til vores interne brugere.
Denne komplicerede arkitektur- og systemportefølje udfordrer organisationens strategi om en mere datadreven forvaltning, da hurtig og iterativ udvikling er svært at udføre på tværs af systemerne. I 2019 blev der derfor iværksat et initiativ om at opbygge en BPM-platform, der kan integrere softwarerobotter, BI-data og kunstig intelligens og herigennem forbedre mulighederne for automatisering og anvendelsen af data, RPA og AI via ensartede interfaces. Løsningen kan således sammenkoble forskellige systemer og typer af data. Platformen rummer derfor et potentiale i at kunne imødegå brugernes dynamiske behov til de eksisterende systemer (system of records) og skabe sammenhængende brugerrejser kaldet “system of engagement”. BPM-platformen er til sammenligning med nyudviklingen af systemer og store it-programmer en omkostningseffektiv løsning, der egner sig til at sammenkoble flere forskelligartede systemer. Den understøtter forretningen med en anden fleksibilitet end nyudvikling, systemforvaltning og -tilpasning, dog uden at kunne erstatte de store udviklingsprojekter og programmer der pågår i Skatteforvaltningen. Ligeledes kan BPM-løsninger agere som prototyper på større it-løsninger og sikre, at kravspecifikationerne til disse løsninger bliver endnu bedre.
De første to løsninger er allerede med succes implementeret ved brug af BPM-platformen. Vi ser derfor et potentiale i at skalere brugen af BPM-platformen til fremtidig udvikling af løsninger og hermed imødegå udfordringerne ved vores komplekse systemlandskab.

Løsning

Løsningsbeskrivelsen inddeles tre områder; Arkitektur, komponenter og løsningseksempler.

Arkitektur
Løsningen indebærer implementering af en end-to-end digital platform på toppen af organisationens nuværende systemer. BPM-platformen er indsat som et horisontalt lag, der ligger oven på de eksisterende it-systemer og bidrager til at orkestrere og automatisere arbejdsgange på udvalgte forretningsområder. Med denne løsning opnår man en opdeling mellem de fagsystemer, som indeholder kritisk forretningslogik, og de systemer, som brugerne møder. De dynamiske forventninger til moderne it-applikationer imødekommes i langt højere grad end tidligere. BPM-platformen baserer sig på low-code-filosofien, hvilket sikrer, at en udvikler kan overskue flere domæner; herunder BPM, RPA og AI (se video, samt illustration 1 og 2).

Komponenter
Løsningsarkitekturen er baseret på udbredte komponenter inden for Business Process Management (BPM), Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML) og Artificial Intelligence (AI). Kombinationen resulterer i optimerede processer gennem hyperautomatisering, hvilket giver intelligent understøttelse til sagsbehandleren: Med BPM kan Skatteforvaltningen designe, eksekvere og optimere komplekse forretningsprocesser digitalt og integrere til eksisterende systemer vha. low-code. Med RPA kan rutineopgaver automatiseres i workflowet samt integreres i eksisterende systemer uden brug af API’er. Og med ML og AI kan data struktureres og vurderes, så sagsbehandleren understøttes med intelligensbaserede beslutningsprocesser (se illustration 3).

Løsningseksempler
De første to løsninger er sat i produktion. Den ene løsning anvender hele platformens nuværende potentiale og integrerer BPM, RPA, interne og eksterne API´er og AI, hvilket sikrer, at processen i dag har en høj grad af automatisering. Første release tog fire uger fra idé til løsning, hvilket udtrykker en hurtig time-to-market.
Den anden løsning anvender BPM til at automatisere SAP-procesgange, så systemer taler sammen og automatisk tager højde for flere aspekter i sagsbehandlingen. Sagsbehandleren kan aktivere robotter gennem BPM-interfacet, hvilket åbner for helt nye løsninger og automatiseringsmuligheder i Skatteforvaltningen.
Løsningerne er gode eksempler på, at BPM-platformen kan sikre konsistente processer i et ensartet interface, samtidig med at de underliggende komponenter automatiserer både regelbaserede processer og strukturerer ustruktureret data. Ligeledes sikrer platformen, at driftsstyringen er datadrevet, den synliggør flaskehalse, og den viser, hvor næste automatisering bør igangsættes.
Generelt for BPM-løsningerne er, at de anvender samme integrationer og elementer, og at byggeklodser nemt kan anvendes til andre løsninger, hvormed udviklingstiden optimeres. Løsningerne tilgodeser ensartede behov, som vi ser på tværs af styrelserne i Skatteforvaltningen.