Når teknologi møder mennesker og datasikkerhed

Strategi

ET SYSTEM UNDER PRES
Hver dag håndterer advokathuse, forsikringsselskaber, offentlige myndigheder og større virksomheder millioner af dokumenter med følsomme personoplysninger som navne, CPR-numre, adresser og helbredsdata, der skal anonymiseres korrekt, før de må deles, offentliggøres eller anvendes videre.

Datamængderne vokser eksplosivt og dokumenter bliver mere komplekse. GDPR har øget kravene, hvilket presser medarbejdere med ansvar for anonymisering. Resultatet? overarbejde, stress, lav arbejdsglæde og risiko for databrud. Det rammer både de mennesker, dataen vedrører, og virksomheder, der risikerer alvorlige økonomiske konsekvenser. Det handler om at beskytte fundamentale menneskelige rettigheder.

ANONYMISERINGSBEHOVET
Anonymisering er kritisk i flere scenarier. Ved aktindsigts- og indsigtsanmodninger skal store mængder dokumenter anonymiseres under stramme lovbestemte tidsfrister (ofte 7 dage), hvilket overstiger, hvad traditionelle metoder realistisk kan håndtere. Samtidig stiger behovet for at anvende egne sagsdata - ofte millioner af sider - til intern vidensdeling og AI-værktøjer som ChatGPT.

Et af de mest kritiske scenarier ses hos Familieretshuset, der håndterer sager om udsatte familier. Her kan selv én overset oplysning - fx navnet på et krisecenter - få alvorlige konsekvenser for kvinder og børn på hemmelig adresse, der er flygtet fra vold i hjemmet. Familieretshuset har i de senere år fået kritik for fejl i persondatahåndtering, som afspejler presset fra deadlines, forældede processer og manglende anonymiseringsværktøj.

ET MANUELT MARERIDT
Mange organisationer arbejder desværre stadig manuelt med anonymisering, hvilket skaber stor friktion og risiko. Tusindvis af dokumenter med sensitiv data gennemgås linje for linje med det menneskelige øje. Enten printer og overstreger man manuelt eller bruger værktøjer som Word eller Adobe, der ikke er designet til formålet. Forkert anonymisering efterlader oplysninger bag den sorte streg, som kan kopieres frem og tilbage. Et konkret eksempel på, hvordan det kan gå galt, ses i de nyligt offentliggjorte Jeffrey Epstein-filer, hvor sidstnævnte metode afslørede følsomme oplysninger for mange ofre.

Konsekvenserne er omfattende: Medarbejdere bruger timevis på fejlbehæftede processer, mens databrud stiger. I Europa registreres 443 daglige databrud (+22% i 2025), og GDPR-bøder nåede 1,2 mia. euro. I 2023 steg antallet af aktindsigtsanmodninger i Storbritannien med 34% til 70.475, mens myndighedernes evne til at overholde svartider faldt: Over 70% mangler træning, 50% kan ikke redegøre for egne processer, og 66,4% mangler formelle procedurer for anonymisering.

Globalt halter digitaliseringen: Kun 28% af små og mellemstore virksomheder i USA er langt digitalt, og 97% mangler struktureret dokumenthåndtering. Resultatet er massive manuelle flaskehalse, hvor 46% af medarbejdere dagligt mister tid, og AI bliver en afgørende mulighed for forandring.

Løsning

Ideen til Cleardox opstod som svar på den komplekse og tidskrævende anonymiseringsproces. Formålet er beskytte sensitiv data og reducere arbejdsbyrden for dem, der bærer ansvaret. For datasikkerhed fortjener en løsning, som alle kan stole på.

ANONYMISERING PÅ FÅ KLIK
Cleardox blev udviklet med erkendelse af, at eksisterende metoder ikke kan håndtere den store variation af dokumentformater og indhold, som organisationer arbejder med. Word, Excel, mails, billeder og PDF’er optræder i mange kombinationer, hvilket skaber tekniske udfordringer. Løsningen blev et system, der konverterer alle formater til PDF og gør indscannede dokumenter og billeder søgbare via tekstgenkendelse.

Drevet af AI, finder Cleardox alle følsomme oplysninger automatisk. Ved upload scanner systemet automatisk dokumentet data på tværs af 20+ kategorier - fra navne og CPR-numre til indirekte oplysninger, der kan afsløre en persons identitet. Modellen er sprogagnostisk, genkender variationer af navne og finder skjult tekst. Det sparer brugeren for dyrebar tid samtidig med, at sikkerheden øges. Løsningen kan også identificere personer ud fra en stilling eller rolle.

Systemet er løbende forbedret. Oprindeligt blev navne fundet via et navneregister, men det gav mange falske positiver, fx når “Bo” optrådte som verb. Nu anvender Cleardox en AI-model, der forstår sproglig kontekst og kun markerer “Bo”, når det optræder som navn.

ANONYMISERING I STORE MÆNGDER
Under udviklingen af Cleardox blev det hurtigt klart, at mange organisationer håndterer enorme dokumentmængder på 10.000+ sider og flere filer ad gangen, som skal anonymiseres hurtigt og sikkert. Cleardox understøtter derfor ubegrænsede dokumentstørrelser og -mængder, så flere filer kan anonymiseres samtidigt.

For nogle organisationer drejer det sig ikke blot om store dokumenter, men om millioner af interne dokumenter, som ifølge GDPR skal slettes efter 10 år.

Cleardox har derfor også udviklet en fuldautomatisk løsning, der nemt integreres med dokumentsystemer, identificerer dokumenter på 10+ år, anonymiserer alt på én gang og returnerer anonymiserede filer uden manuel håndtering, som muliggør at bevare vigtig viden effektivt.

SAMARBEJDE UDEN FRIKTION
Anonymisering kræver ofte samarbejde. Cleardox er webbaseret, så flere brugere kan samarbejde om anonymiseringen. I stedet for at kompromittere datasikkerheden ved at sende store filer via mail kan dokumenter deles, gennemgås og godkendes direkte i værktøjet. Organisationer kan også oprette og dele egne kategorier af følsomme oplysninger, som sikrer ensartethed.

Cleardox understøtter desuden:
- Sort overstregning eller ensartet pseudonymisering.
- PDF-værktøjer og fleksible downloadmuligheder uden andre programmer eller licenser.
- Permanent sletning af data, som ikke kan gendannes.
- Intuitivt design, så brugeren kan fokusere på arbejdet fremfor teknologien.