Digitalisering af Straffesagskæden

Strategi

Digitalisering af straffesager har været en fælles ambition på tværs af hele straffesagskæden i to årtier. Det er derfor en historisk milepæl, at straffesagskædens parter i et stærkt fællesskab kan håndtere straffesager digitalt.

I et myndighedsfælles projekt har Rigspolitiet, Rigsadvokaten, Danmarks Domstole og Danmarks Fængsler sammen etableret en fælles digital infrastruktur, der muliggør en fuldkommen digital sagsgang med effektiv og sikker oversendelse af data i straffesager.

Med den fremtidssikrede digitale infrastruktur kan straffesager nu oprettes automatisk i byretternes interne sagsbehandlingssystem, og retsbøger kan returneres automatisk til politiet og anklagemyndigheden. Digitaliseringen eliminerer dermed papirsager og dobbelte arbejdsgange mellem politikreds og byretter, ved at oversendelse og modtagelse af data i straffesager kan håndteres digitalt.

For straffesagskædens parter betyder det en transparent digital behandling af straffesager i hele landet og et farvel til en tung papirbåren proces med utallige sagsbunker, der har skiftet hænder undervejs i processen. Justitsministeriets nye digitaliseringsstrategi er direkte inspireret af projektets samarbejdsmodeller og tekniske leverancer.

Digitalisering af Straffesagskæden berører alle fire myndigheders medarbejdere, der arbejder med straffesager i Danmark samt de advokater, der agerer forsvarer. Hos Rigspolitiet og Rigsadvokaten drejer det sig om efterforskere, anklagere og sagsbehandlere, mens det for Danmarks Fængsler er sagsbehandlere og fængselsbetjente. Hos Danmarks Domstole er det sagsbehandlere, domstolsjurister og dommere.

Det er ca. 25.000 medarbejderes arbejdsgange, der bliver berørte i forbindelse med digitaliseringen. Det har derfor været et fokusområde at sørge for at inddrage medarbejdere på tværs af hele kæden for at have hinandens forskelligheder og ligheder for øje i arbejdet med at binde retsvæsenet digitalt sammen. Som en del af projektet har vi derfor udarbejdet et myndighedsfælles sprog, der inkluderer fælles format- og begrebsafklaringer.

For mange digitaliseringsprojekter er teknologien kun en delmængde af opgaven. Det er også tilfældet her, hvor der har ligget en enorm kompleksitet i at ændre arbejdsgange, justere på snitflader, roller og ansvarsområder på tværs af fire samarbejdende myndigheder med hver deres organisation, hver deres struktur og hver deres kultur. Derfor har og er forandringsledelse en vedvarende indsats, der skal sikre, at gevinsterne ved digitaliseringen ikke bare realiseres, men forankres og lever videre efter implementeringen.

Med et nyt digitalt transportnet, der gør det lettere at integrere nye løsninger og nye samarbejdsaftaler, er der nu etableret et markant større handlerum for endnu mere fælles samarbejde og har skabt et gigantisk potentiale for fremtiden. Uanset om man er en politikreds, ret eller et fængsel.

Løsning

Løsningen, der muliggør dataudveksling mellem myndigheder, er egenudviklet af Domstolsstyrelsen. Med øje for myndighedernes forskellige behov, distribueret dataejerskab og juridisk uafhængighed er løsningen designet ”ude-fra-ind”, så den imødekommer alle de nødvendige forretningsbehov og myndighedsadskillelse. Løsningen integrerer både med legacy-systemer og de senest udviklede it-systemer, og er fremtidssikret, så nye systemer let kan udveksle digitale sager. Domstolsstyrelsen har udviklet et ”software developer kit” (SDK), som de andre myndigheder har fået udleveret.

Dataudvekslingen i straffesager foregik før via fysisk post, USB-nøgler og mail. Medarbejderne i de forskellige myndigheder skulle derfor indtaste de samme data i hvert deres fagsystem. Med digitaliseringen bliver dataudvekslingen erstattet med en komplet digital sagsgang, hvor straffesager bliver automatisk oprettet i fagsystemerne og får tilføjet dokumenter og sagsakter. Dette minimerer risikoen for fejl, spildtid i hovedforhandlinger og sparer udgifter til print, USB-nøgler og transport af papirsager. Projektet udrydder en lang række papirbårne og dobbelte arbejdsgange med manuel indtastning. En ny bilagerings- og bogmærkesystematik sikrer, at advokater og dommere bedre kan navigere i retsdokumenter.

Arbejdsgangen bliver derfor forvandlet til, at en medarbejder i politisøjlen forbereder dokumenter og rapporter til retten. Indholdsfortegnelse, bogmærker og sidetal påføres efter ny aftalt standard, og materialet indsættes i en nyudviklet del af POLSAS (Politiets sagssystem), hvorfra det oversendes krypteret til domstolene og en kvittering returneres. På baggrund af medsendt metadata oprettes sagen, inklusive medsendte dokumenter, automatisk i domstolenes fagsystem. Systemet tjekker for sambehandling, dvs. om der er eksisterende sager, hvortil sagen skal tilføjes eller sammenkædes. Når sagen er behandlet og afgjort, returneres retsbogen automatisk til politiet og anklagemyndigheden. Denne forenklede digitale proces omfatter årligt over 200.000 sager.

Yderligere bliver advokater i straffesager tilknyttet arbejdsgangen med en ny webportal udviklet af Danmarks Domstole, der er direkte tilknyttet retternes interne sagsbehandlingssystem. Det betyder, at samarbejdet mellem ret og advokat højnes og kommunikationen forenkles og samles via én digital kanal. Retsbøger, dokumenter og aftaler med retterne er bl.a. en del af den information, der nu udveksles med Digitalisering af Straffesagskæden.
Samlet set betyder det et professionelt og effektivt digitalt samarbejde mellem straffesagskædens myndigheder og professionelle parter (forsvarsadvokater).

For borgerne, uagtet om man er tiltalt, vidne eller forurettet i en straffesag, er det en følsom og potentielt grænseoverskridende oplevelse at være i berøring med retsvæsenet. Dette har været endnu et strategisk fokusområde for Digitaliseringen af Straffesagskæden, om hvordan vi med digitaliseringen kan sikre et smidigt retsvæsen, der også bidrager resten af samfundet og ikke kun medarbejderne i de forskellige myndigheder.